La strategia di comunicazione dell’Ufficio Supporto alla Ricerca e Grant: dall’informazione alla valorizzazione

di Maddalena Rinaldi, USRG-CNR

Abstract

L’articolo descrive la strategia di comunicazione dell’Ufficio Supporto alla Ricerca e Grant (USRG) sviluppata per informare e supportare ricercatori e tecnologi nella rete scientifica del CNR. A partire da settembre 2023, l’USRG ha lanciato una pagina web realizzata con Microsoft SharePoint e una newsletter settimanale, volte a diffondere opportunità di finanziamento, bandi, eventi e materiali di approfondimento. La pagina funge da repository di documenti utili e offre supporto nella preparazione delle domande di finanziamento. La newsletter, inviata a tutti i dipendenti, aggiorna tempestivamente la comunità sulle opportunità. Il monitoraggio delle visualizzazioni del sito ha rivelato un crescente interesse, dimostrato dal numero di candidature sottomesse e progetti vincitori. L’USRG intende potenziare ulteriormente gli strumenti di comunicazione con aggiornamenti previsti per l’autunno 2025.

Keyword: strategia di comunicazione, Ufficio Supporto alla Ricerca, Microsoft SharePoint, newsletter settimanale, opportunità di finanziamento

The article outlines the communication strategy of the Research and Grant Support Office (USRG) developed to inform and assist researchers and technologists within the CNR’s scientific network. Starting in September 2023, the USRG launched a web page using Microsoft SharePoint and a weekly newsletter aimed at disseminating funding opportunities, calls, events, and in-depth materials. The page also serves as a repository for useful documents and offers support in preparing funding applications. The newsletter, sent to all employees, provides timely updates on opportunities. Website traffic monitoring showed growing interest, as evidenced by the number of submitted applications and winning projects. The USRG plans to further enhance communication tools with updates expected in fall 2025.

Keywords: communication strategy, Research Support Office, Microsoft SharePoint, weekly newsletter, funding opportunities.

Premessa

Per rispondere alle esigenze della Rete scientifica, l’Ufficio Supporto alla Ricerca e Grant ha messo in atto una Strategia di comunicazione dotandosi di strumenti idonei a informare, comunicare e supportare Tecnologi e Ricercatori, da un lato e la Rete dei Grant Office disseminati sul territorio nazionale dall’altro.

La strategia di comunicazione delineata con l’avvio delle attività dell’Ufficio si è poi arricchita nei mesi successivi, aprendosi anche alla sfera della Valorizzazione della ricerca pubblica allo scopo di contribuire a diffondere una Cultura della condivisione della conoscenza, mediante azioni volte alla disseminazione di buone pratiche e casi di successo.

Gli strumenti di comunicazione: la pagina SharePoint e la Newsletter settimanale

A partire da settembre 2023 è stata aperta la pagina web dell’USRG, realizzata con l’applicativo Share Point di Microsoft 365 in uso dall’Ente, allo scopo di informare la Rete scientifica delle opportunità di finanziamento alla ricerca scientifica, novità su bandi di interesse, eventi, infoday, webinar, contenuti audio e video di approfondimento. Lo strumento scelto è stato progettato anche per supportare Ricercatori e Tecnologi e la Rete dei Grant Office locali nella predisposizione delle domande di finanziamento e nell’interpretazione di avvisi pubblici, di procedure di sottomissione e dei documenti ad essi relativi e nella predisposizione di formulari standard.

Figura 1: Screenshot dal sito Grant Office SharePoint per il CNR, ultima visita 5 agosto 2024

La pagina USRG è stata lanciata online il 19 settembre 2023 e presenta un’architettura strutturata in modo tale da tenere insieme, differenziandoli, contributi corrispondenti alle molteplici attività dell’Ufficio: dalla selezione delle opportunità di finanziamento diffuse in “bandi e opportunità”, al supporto in fase di candidatura in “cosa facciamo”, alla Valorizzazione dei risultati di progetti andati a buon fine in “Storie dalla Rete Scientifica” e oltre, come le sezioni di approfondimento sulla “Politica di coesione” e sulla “Programmazione europea e internazionale”.

Con una consultazione dedicata esclusivamente ai dipendenti dell’Ente, il sito dell’Ufficio si offre inoltre come Repository di documenti, format e materiali utili alla Rete scientifica, non solo per la predisposizione delle candidature, ma anche per la gestione dei progetti (“Documenti” e “Video Gallery”).

Una sezione centrale dell’homepage del sito è dedicata alle news: con una frequenza quasi quotidiana, al centro della pagina sono pubblicati brevi articoli che anticipano le segnalazioni delle opportunità descritte in maniera più completa nella sezione dedicata (“bandi e opportunità”), o affrontano argomenti di approfondimento su Programmi di finanziamento e temi di attualità legati alla ricerca scientifica.

Alla comunicazione di eventi e appuntamenti è stata dedicata, invece, una sezione a parte, in basso alla homepage, prima del footer.

Per mezzo della pagina l’Ufficio, inoltre, gestisce la prima fase delle ricognizioni interne preventive, per quei bandi che hanno l’obbligo di una sola candidatura per Ente, ponendosi così anche come canale di diffusione di Survey online.

Da settembre 2023 a giugno 2024, attraverso questo strumento, sono state selezionate e divulgate:

228 notizie tra segnalazioni di survey in corso, lancio di bandi in uscita, remainder di bandi in chiusura e notizie di approfondimento;
172 bandi, premi e opportunità di finanziamento nazionali, regionali, europei;
30 Survey e Manifestazioni di interesse gestite;
60 eventi diffusi.

Il 28 settembre 2023, a partire dalla pagina SharePoint è stata lanciata la prima Newsletter informativa che, con cadenza settimanale è inviata a tutti i dipendenti dell’Ente allo scopo di aggiornare tempestivamente la Rete scientifica sulle principali segnalazioni pubblicate nell’ultima settimana. La Newsletter è il primo prodotto di informazione correlato alla pagina SharePoint dell’Ufficio e si offre come ulteriore servizio dedicato al supporto della Rete scientifica.

Figura 2: I numeri del Grant Office dall’inizio attività del sito

La Newsletter viene ricevuta sulla casella e-mail istituzionale di ciascun dipendete e ha lo scopo di allertare in maniera capillare e tempestiva sulle più recenti opportunità di finanziamento pubblicate sul sito. Costruita e inviata direttamente da SharePoint, essa si compone sempre di 5 brevi notizie (tranne quella di lancio) ed assume, nel suo primo anno di vita, una forma grafica minimal ed essenziale.

Da settembre 2023 a giugno 2024 sono state diffuse:

35 Newsletter settimanali
2 Newsletter in edizione speciale dedicate una alla Giornata internazionale delle donne (8 marzo), l’altra alla Giornata mondiale dell’Acqua (22 marzo).

L’impatto della pagina: interesse suscitato e visualizzazioni rilevate

Il sistema Share Point di Microsoft 365 permette di monitorare costantemente le visualizzazioni delle pagine del sito. Ai fini di migliorare il servizio che l’USRG offre alla Rete scientifica, è stato rilevato periodicamente l’interesse manifestato dai lettori in termini di numero di visualizzazioni. L’analisi delle visualizzazioni è stata fatta per le pagine più rappresentative del sito: “home page” dove sono pubblicate quotidianamente le news e la pagina “bandi e opportunità” in cui sono pubblicate le segnalazioni complete degli avvisi – suddivisi in base al mese di chiusura.

Il monitoraggio delle visualizzazioni ha riscontrato, nei mesi, un aumento esponenziale sia della “home” che della pagina “bandi e opportunità”, indice questo di come i lettori non si fermino alla consultazione della notizia di lancio, ma approfondiscano la lettura con l’articolo di segnalazione completo. Ulteriore approfondimento è stato fatto sull’impatto che generano le Newsletter che ha mostrato come in corrispondenza dell’invio della stessa, il sito implementa le sue visualizzazioni rispetto al resto della settimana. Conclusione questa che mostra quanto sia necessario l’utilizzo di uno strumento di diffusione capillare e diretto delle informazioni, per riportare i lettori sul sito.

Il Sito web è stato pubblicato il 19 settembre e la prima Newsletter, come sopra ricordato, è stata trasmessa ai dipendenti il 28 settembre 2023.

Il lancio del sito, comunicato tramite e-mail ha riscontrato un enorme successo rilevato sia dal numero dei click registrati sulla pagina, ma anche dalle molteplici e-mail di apprezzamento. Il 19 settembre 2023 il sito ha ottenuto 1.346 visualizzazioni in un giorno, dopo tre mesi, al 19 dicembre 2023 le visualizzazioni complessive erano arrivate a superare le 6.000. A giugno 2024, in occasione della Convention nazionale dei GO realizzata dall’USRG (25 giugno 2024) questo valore aveva superato le 12.000 unità.

Figura 3: Andamento visualizzazioni del sito, ultima visita 5 agosto 2024

Dietro questo indubbio apprezzamento si legge un interesse costante dei fruitori del sito nel seguire le attività dell’Ufficio, anche grazie all’invio della Newsletter, passata, dopo quasi un anno di attività, da essere un appuntamento ricorrente ad essere un appuntamento atteso.

Dalla comunicazione alla partecipazione…e oltre.

I risultati emersi da questa attività di monitoraggio si traducono in un segnale di risposta positivo della Rete nei confronti delle sollecitazioni dell’Ufficio, evidente sia dall’incremento delle visualizzazioni riscontrate, ma anche dal mantenimento di un interesse costante nei confronti dei contenuti diffusi. All’interesse rilevato dal dato numerico della visualizzazione, corrisponde nei fatti una concreta partecipazione dei Ricercatori alle opportunità di finanziamento segnalate sul sito e diffuse con le Newsletter settimanali.

Il buon riscontro ottenuto nei mesi ha motivato l’Ufficio nel costante lavoro di scouting e disseminazione delle informazioni e lo ha spinto a renderlo sempre più pertinente agli interessi della Rete scientifica, senza venir meno allo spirito di apertura sotteso all’attività messa in atto.

Oltre alle opportunità maggiormente note alla Rete scientifica come il bando FISA e il FIS, indetti dal Ministero dell’Università e della Ricerca, o le call Horizon UE, sono stati segnalati anche Interreg, bandi a cascata da partenariati estesi PNRR, opportunità da Fondazione Cariplo, Fondazione Intesa San Paolo e Banca d’Italia, meno noti, ma anche occasioni per valorizzare patrimoni archivistici e culturali del Ministero della Cultura e avvisi pubblici con al centro gli attualissimi temi dell’Intelligenza Artificiale del Green Deal e del New European Bauhaus, solo per citarne alcuni.

Allo stato attuale l’Ufficio è in grado di conoscere il dato sulla partecipazione solo ad alcune delle opportunità di finanziamento che ha segnalato e in particolar modo a quelle di cui ha avviato e gestito la selezione interna. In nove mesi di attività siamo a conoscenza di oltre 110 candidature sottomesse in seguito a Survey di ricognizione interna e di circa 30 progetti vincitori di finanziamenti, dietro nostra segnalazione sulla pagina. Per la gran parte degli avvisi pubblici diffusi, si è però ancora in attesa di comunicazione degli esiti da parte degli Enti finanziatori.

Tra le ultime azioni messe in atto dall’USRG per il tramite degli strumenti di comunicazione adottati c’è l’apertura di una sezione dedicata alla diffusione della conoscenza, in un’ottica di valorizzazione della ricerca pubblica finalizzata alla generazione di impatto. Sulla pagina SharePoint è stata aperta una sezione “Storie dalla Rete Scientifica”, uno spazio dedicato al racconto e alla diffusine delle storie di successo dei ricercatori del Cnr tramite la voce dei protagonisti stessi. Ad oggi sono state raccontate 5 storie di successo, ma altrettante sono in fase di realizzazione entro l’autunno, grazie alla collaborazione dei ricercatori che hanno colto con entusiasmo questa ulteriore opportunità offerta dall’Ufficio, contribuendo alla diffusione di best practices come spunto per tutti i colleghi.

Per concludere, siamo lieti di annunciare che in autunno sono previsti aggiornamenti sia del sito che della Newsletter, anche in seguito alle esigenze emerse dal dibattito con l’intera Rete dei GO (Grant Office) durante la seconda Convention nazionale dei Grant Office che l’ufficio ha organizzato il 24 giugno 2025, un’occasione di confronto foriera di riflessioni utili a delineare una strategia di azioni future da realizzare con la collaborazione di tutti i nostri interlocutori.

Bibliografia

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